En multipliant le temps de voyage de votre groupe par le nombre de réparations dont vous avez besoin par jour, vous obtiendrez un remboursement intégral de la partie financière de votre voyage.
Les groupes plus importants nécessitent des véhicules plus grands et votre voyage sera plus long, nous vous suggérons donc de considérer la taille industrielle pour votre groupe et de louer le minibus ou l’autocar pour une durée plus courte et économiser de l’argent.
Utilisez Internet pour trouver un autocariste plutôt que de consulter les pages jaunes
Une entreprise respectable qui fait appel à une location de minibus et d’autocars donc un autocariste, dispose de son propre bureau, ce qui vous permet de vous connecter à Internet le soir et d’organiser l’itinéraire de voyage de votre groupe. Lorsque votre groupe arrivera, vous pourrez profiter de moments spirituels.
Location d’autocar pour évènement sportif
Si vous organisez par exemple un événement sportif où tout le groupe doit rester sur place, le service de location d’autocars vous conduira au stade ou au complexe sportif. Visitez le site Web pour obtenir la liste des installations disponibles et des différentes salles de réunion pouvant accueillir votre groupe. Jetez un œil aux différentes salles primées qui peuvent accueillir votre groupe ensemble ou divisé en sous-ensembles avec différentes salles de réunion. Consultez l’offre pour votre événement et voyez ce qui est disponible et ce qui ne l’est pas. L’internet est très utile pour trouver d’autres groupes de personnes ayant les mêmes intérêts qui se rencontrent par le biais de l’internet.
Les groupes plus importants auront besoin de salles de réunion. Jetez un coup d’œil aux espaces disponibles et à la taille des groupes. À moins que vous ne soyez un très grand groupe, les seules distances qui poseront problème sont celles imposées par la conception du bâtiment.
La seule autre pensée qui pourrait vous venir à l’esprit lorsque la taille des groupes est concernée est celle de l’intimité. Personne ne veut être éclaboussé dans toutes les pièces et tous les membres du groupe doivent être à proximité les uns des autres.
Pour surmonter cette dernière pensée, votre opérateur doit être en mesure de promettre des dispositions spécifiques en matière d’intimité qui garantiront votre confort.
Avant l’arrivée de votre groupe, vous devrez avoir décidé quelles chambres vous souhaitez offrir et lesquelles devront être interdites aux visiteurs.
Chaque hôtel aura une politique différente, mais une bonne norme pour commencer est un maximum d’une salle de réunion par chambre. Si vous organisez un événement scolaire, attendez-vous à disposer de 5 à 15 chambres et, de préférence, à les répartir équitablement entre les groupes d’hommes et de femmes.
L’objectif opérationnel
L’illumination et la coordination au sein de chaque groupe et de chaque session sont essentielles pour assurer le bon déroulement et l’efficacité de l’événement. La capacité des membres à contribuer à la planification par leur voix et leur vote est particulièrement importante.
Pour y parvenir, il faut que le groupe ait un grand nombre de membres et une chaîne de responsabilité claire pour le bon déroulement de l’événement, de la phase de planification à la fin de l’événement.
Pour y parvenir, il faut remplir les chambres de l’hôtel avec des délégués. Une fois que vous avez compté et bronzé et que vous vous êtes détendu, vous pouvez décider des chambres que vous voulez offrir et de celles qui ont des places debout.
Seule la moitié du groupe complet sera en mesure de faire le voyage, il faudra donc organiser une forme de vente aux enchères au sein du groupe. La vente aux enchères doit offrir un moyen efficace de remplir les chambres sans déranger les autres invités. L’argent récolté par la vente d’une chambre collective sera versé dans un fonds Gupta qui paiera le solde du budget de voyage du groupe. Tout argent supplémentaire collecté au-delà de ce montant sera versé au fonds des propriétaires, afin que le groupe puisse profiter d’un voyage sans stress.
La clé de l’organisation d’un voyage en groupe
La clé de l’organisation d’un voyage en groupe est de créer un ordre du jour qui couvre tous les points qui seront importants pour tous les membres du groupe. Si un membre du groupe souhaite amener un invité, il devra être trilingue dans sa sous-tâche. Dans la mesure du possible, il est préférable d’avoir une voix par personne pour s’assurer que l’invité est à l’aise et en sécurité dans son logement.
Méfiez-vous des hôtels qui proposent un système de surenchère, car vous risquez de ne pas pouvoir améliorer votre séjour en raison d’un manque de clients. Certains hôtels proposent un service 24 heures sur 24, mais il se peut que le nombre de lits soit insuffisant ou qu’il n’y ait pas de ponton dans la piscine.
Les hôtels doivent être en mesure de fournir un préavis d’au moins 24 heures pour une réunion, une réunion d’affaires ou toute autre activité prévue. Si ce délai n’est pas respecté, la réunion annulée doit être reprogrammée à court terme ou un nouvel hébergement doit être trouvé.